皆さんこんにちは。
中小企業診断士の猪師です。
本日は「PDCAサイクルの使い方」について解説します。
あなたの会社ではPDCAサイクルをきちんと回せていますか？
私が接したことのある会社においては、
「立派な計画を立てることに時間を費やしており、計画が出来たころには外部環境が変わっている。」
「形骸的な計画になっており、現実的ではない」
といった声をよく耳にしますがあなたの会社でも同じようなお悩みをお持ちではないでしょうか？
そこで本日は、
・PDCAサイクルを上手く回せていなくて困っている
・PDCAサイクルは回せているが、何だか業績が良くならない
とお困りの方のために、経営の専門家である中小企業診断士の猪師が皆さんの疑問を解消するべく、「PDCAサイクルの使い方」を解説します。
この記事を読めば、継続的に利益を出すためにはどうすれば良いかを知ることができます。
さらに詳しいことを知りたい方はお問い合わせフォームからのご質問も無料でお受けしておりますのでお気軽にご連絡ください。
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(行動)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字をとったもので、元々、生産・業務プロセスの中で改良や改善を必要とする部分を特定・変更できるようにするために提唱されたモデルです。
各プロセスを測定・分析し、PDCAサイクルを継続的に回すことで連続的なフィードバックが行えるように、ループ型のモデルが生まれました。
手段と目的が合致しているか
PDCAサイクルはあくまで手段
PDCAサイクルはあくまで手段であり、PDCAサイクルを行うこと自体が目的ではありません。
手段が目的化すると物事の本質がわからなくなるので注意が必要です。
PDCAサイクルは先述したとおり「生産・業務プロセスの中で改良や改善を必要とする部分を特定・変更」できるようにするための品質管理手法として提唱されたものです。
その手法が優秀だったため経営計画にも応用されるようになり一定の成果が上がっていました。
しかし、上手くいっていたのは顧客ニーズが予測できた時代までで、現在のようにニーズが多様化しスピード感が求められる時代においては、その手段が目的に合致しなくなってきました。
勿論、まだまだPDCAサイクルを手段とすることが最適な仕事は多く存在しますが、仕事の目的によっては違う手段を選択した方が良い場合も増えてきています。
目的のためには順番を変えてもいい
PDCAサイクルはその目的に合わせて、順番を変えて使うと使いやすくなります。
「PDCAのようなサイクルをグルグルと回す類のもの」は一番最初の頭文字（今回の場合はP）で躓くと、その次のD(行動)に繋がらずサイクルが回せなくなります。
そうならないためにも、Doが重要な業務はDoを最初に、Checkが重要な業務はCheckを最初に持ってくることでサイクルをうまく回すことができるようになります。
何を重要な業務にするかは目的によって変わってくると思いますので、まずは目的を明確にしそれから目的に合わせた手段にカスタマイズしていく、といった手続きを取ることで血の通った管理手法になっていくのです。
PDCAよりもPDSの方がわかりやすい
ここまでずっとPDCAでお話ししてきましたが、個人的にはPDCAを回すという言い方には違和感を持っております。
PDCAのAはAction (改善)と言いますが、何をActionするのかがよくわからないと思いませんか？
Acitonとして考えられるのは、次のPlan(計画)に改善内容を盛り込むことかと考えられますが、それってもはやActionではなくPlan(計画)じゃないかな？というのが私の考えです。
イメージ的には、P→D→C→P→D→C→P→D→C→…といった感じです。
これだとPDCサイクルになってしまいますが、このCをSにしたPDSサイクルというものがあります。
Sはsee(評価・見直し)でCheck(評価)・Action(改善)を兼ねるものであり、こちらの方がサイクルの流れとしてしっくりくるかなと思いますので、以降はPDSサイクルでお話を進めていきたいと思います。
効率性を目的とする場合 – PDSサイクルで徹底的に効率化する
ライン製造のようにある程度やることが定まっている生産・業務プロセスの改良・改善においてはPDCAサイクルは絶大な効果を発揮します。
元々そのために生まれた手法なので当然ですが、Plan(計画)が立てやすいことが理由として挙げられます。
やることが定まっている＝既にこれまでにノウハウが蓄積されている ということであり、計画策定においては過去の実績などを活用することで、ある程度精度の高い計画を作成できます。
計画を作成したら実行しその結果を評価しますが、ノウハウが蓄積されており評価基準も定まっていることから、評価を行いやすく改善点も見つけやすいので、あとは見つかった改善点を修正し、どんどんPDCAサイクルを回していけばより良い状態を実現することが可能になります。
不確実性の高い仕事の場合 – DSPサイクルで徹底的に行動する
新規事業のように不確実性の高い業務においてはDSPサイクルで回した方がいい結果を生みやすいです。
まずはDo(行動)を起こすことでその行動に対するフィードバックが得られます。
そのフィードバックを基にSee(評価)をして、次の行動をPlan(計画）して、即座に次のDo(行動)を開始します。
Do（行動)がサイクルの最初に来るので行動量を意識したサイクルです。
不確実性の高い新規事業においては、真の顧客ニーズを探しそのニーズに向けた商品やサービスの開発が必要になります。
そのような真のニーズは、会議室であーでもないこーでもないと議論していても絶対に見つけることはできません。
真のニーズは顧客しか知りえないものですので、何回も顧客にアプローチを行い、失敗を繰り返して成功に辿りつくといった手法が一番の近道になります。
まとめ：目的に合わせた方法で成果を最大化しよう
今回の記事では、PDCAサイクル(PDSサイクル)の使い方を解説しました。
☑手段と目的が合致しているか
①PDCAサイクル(PDSサイクル)はあくまで手段
→PDCAサイクル(PDSサイクル)を使う事が目的にならないようにする
②目的のために順番を変えてもいい
→既定のフレークワークに捉われずに目的に合致した自由な発想をしましょう
☑目的に合わせた使い分け
①効率を求めるのであれば従来のPDSサイクルで
②不確実性が高いのであればDSPサイクルで徹底的に行動
③その他業務に合わせて自由にカスタマイズしてもOK
→今回は２つだけ紹介しましたが自由に組み合わせて成果の最大化を目指しましょう
今回の記事でお伝えしたかったことは、「フレームワークに捉われすぎずに使いやすい形に変形して応用しても構わない」ということです。
「一番の目的は成果を最大化」することであり、PDCAサイクル(PDSサイクル)を使う事ではないです。
使いづらいと思ったものは使いやすい形に変形して、仕組み自体を変えていく。
これは組織を運営する上でも非常に重要なことですので、PDCAサイクル(PDSサイクル)に限らずあらゆる業務で持っておきたい視点ですね。
これまでやってきたやり方では効率が悪いとは思いつつも、今までやっていたこといきなり変えるのには抵抗があると思いますし、どうやったらいいかわからない方もいると思います。
そんな方は是非ぼたんコンサルティングへご連絡ください。
中小企業経営の専門家への相談が初回無料で受けられますのでお気軽に以下のお問合せフォームから問合せ頂ければと思います。
本日は最後まで記事を読んでいただきありがとうございました。
今後も継続して記事を更新していきますのでお楽しみに！
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